칸반(Kanban)은 일본어로 "시각적인 신호" 또는 "카드"를 의미하며, 소프트웨어 개발 분야에서 프로세스 관리 방법으로 널리 사용되고 있습니다. 칸반보드는 이러한 칸반 방법을 시각적으로 표현한 도구 중 하나입니다. 주로 작업의 흐름을 시각적으로 추적하고 관리하는 데 사용되며, 각 작업의 상태를 상의칸(열)에 표시하여 팀이 일의 진행 상황을 빠르게 파악할 수 있도록 도와줍니다. 칸반보드는 독특한 구성요소를 가지고 있습니다.
1. 칸반 칸(열): 일의 다양한 상태나 단계를 나타내는 열로 구성됩니다. 예를 들어, "할 일", "진행 중", "검토 중", "완료" 등이 각각의 칸이 될 수 있습니다. 이 열들은 전체 작업의 흐름을 나타냅니다.
2. 카드(칸반 카드): 각 작업이나 업무가 표시되는 카드 형태의 요소입니다. 각 카드에는 해당 작업의 세부 정보, 우선순의, 담당자 등이 기재될 수 있습니다.
3. 이동 규칙(Workflow): 각 칸(열)에는 동시에 처리 가능한 작업의 최대 수를 나타내는 WIP(Limit)가 설정됩니다. 이는 팀이 한 번에 너무 많은 작업을 진행하지 않도록 제한하는데 도움을 줍니다. 칸반보드는 팀 간의 투명성을 높이고, 작업의 흐름을 최적화하며, 문제 발생 시 빠르게 대응할 수 있도록 도와주는 강력한 도구로 평가받고 있습니다. Agile과 Lean 등의 소프트웨어 개발 및 프로젝트 관리 방법론에서 널리 사용되며, 다양한 산업 분야에서도 적용되고 있습니다.
이 외에도 시간 관리는 다양한 방법을 통해 개선될 수 있습니다. 다음은 일반적으로 사용되는 몇 가지 시간 관리 방법입니다.
1. 아이젠하워 행렬: Eisenhower 행렬은 중요성과 긴급성을 기준으로 작업을 분류하고 우선순위를 정하는 방법으로, 더 효과적인 시간 관리를 돕기 위해 만들어진 도구입니다. 이 방법은 미국 대통령인 드와이트 D. 아이젠하워(Dwight D. Eisenhower)의 이름에서 따온 것입니다. 아이젠하워는 "긴급한 것이 중요한 것이 아니다. 중요한 것이 항상 긴급한 것보다 먼저다."라는 원칙을 강조했는데, 이를 바탕으로 만들어진 방법입니다. Eisenhower 행렬은 2x2의 4 분할 행렬로 나타내어집니다. 각 구역은 다음과 같이 정의됩니다.
- 긴급하고 중요한 (Quadrant I): 즉시 해결해야 하는 긴급하면서도 중요한 작업들이 이 구역에 속합니다. 이러한 작업은 미루지 말고 즉시 대응해야 합니다.
- 중요하지만 긴급하지 않은 (Quadrant II): 중요하지만 긴급하지 않은 작업들은 미리 계획하고 처리해야 하는 작업입니다. 이 구역에 속하는 작업들은 예측 가능한 시간에 처리할 수 있습니다.
- 긴급하지만 중요하지 않은 (Quadrant III): 긴급하지만 중요하지 않은 작업들은 다른 사람들의 요청이나 갑작스러운 문제들이 속합니다. 이 구역에 속하는 작업들은 가능하면 자신의 우선순위를 낮추어야 합니다.
- 긴급하지도 중요하지도 않은 (Quadrant IV): 긴급하지도 중요하지도 않은 작업들은 주로 오해나 불필요한 활동에 속합니다. 이러한 작업들은 최소화하거나 완전히 무시할 수 있습니다. Eisenhower행렬을 사용하면 작업을 분류하고, 중요하면서 긴급한 작업에 우선순위를 두어 효과적인 시간 관리를 할 수 있습니다. 이는 개인 및 직무 업무에서 일상적인 활동이 가능하며, 목표를 달성하고 우선순위를 명확히 하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
2. 작업 완료(GTD): Getting Things Done (GTD)는 David Allen이 개발한 체계적인 시간 관리 및 생산성 개선 방법론입니다. GTD의 핵심 아이디어는 머릿속에서 업무를 기억하지 않고 외부 시스템에 기록하여 마음의 여유를 확보하고 목표를 달성하는 데 집중하는 것입니다. 아래는 GTD의 주요 단계와 원칙에 대한 개요입니다.
- 수집 (수집): 머릿속에 떠다니는 모든 업무, 아이디어, 할 일을 기록합니다. 휴대폰, 메모, 이메일, 휴대용 노트북등 어떤 매체를 사용하든 편리한 도구를 통해 모든 생각을 기록합니다.
- 처리 (프로세스): 수집된 항목들을 검토하고, 각 항목이 미래에 어떤 행동이 필요한지 결정합니다. 다음과 같은 질문을 통해 각 항목에 대한 다음 단계를 결정합니다. (이것을 해야 하는가? 예/아니요, 만약 해야 한다면, 바로 지금 할 일인가? 예/아니요) 가능한 행동이 없거나 지금 처리할 필요가 없다면, 나중에 할 일 목록에 기록합니다.
- 조직 (구성): 결정된 항목들을 해당하는 콘텍스트, 프로젝트, 우선순위 등을 고려하여 체계적으로 조작합니다. GTD는 콘텍스트 기반의 조직을 강조하여 어떤 장소에서든 해결 가능한 일들을 묶어 놓는 방법을 취합니다.
- 리뷰 (검토): 주기적으로 GTD 시스템을 검토하고 업무를 업데이트합니다. 주간 또는 월간으로 시스템을 리뷰하여 현재 상태를 파악하고 다음 단계를 계획합니다.
- 실행 (영입): 계획한 일들을 실행하는 단계입니다. GTD는 우선순위에 따라 업무를 처리하고, 각 작업에 집중하여 효율적으로 완료하는 것을 강조합니다. Brian Tracy의 저서에 나온 방법으로, 가장 어려운 작업에 먼저 집중하고 이를 마치는 것으로 하루를 시작하는 방법입니다.